Hành chính văn phòng
1. Công việc lễ tân:
- Trực quầy, đón tiếp khách đến làm việc.
- Trực điện thoại và xử lý các cuộc gọi đến.
- Quản lý phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tham gia tổ chức sự kiện.
- Đặt vé máy bay, nhà hàng, khách sạn,... cho Quản lý, CBNV đi công tác
- In ấn, photo, công chứng hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
- Quản lý con dấu, đóng dấu hồ sơ theo đúng quy định công ty.
- Theo dõi, tiếp nhận và xử lý văn bản đến/đi.
- Tổ chức khánh tiết, sự kiện VP, tổ chức lễ, tết
2. Công việc hành chính:
- Làm hồ sơ thanh toán, kiểm tra và theo dõi tiến độ thanh toán các khoản chi phí phụ trách (VPP, CPN, thuê vp, nước uống, quỹ vp,...).
- Soạn thảo các hợp đồng mua bán, văn bản, công văn, biểu mẫu theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Lưu trữ, sắp xếp các hợp đồng, hồ sơ tài liệu văn bản khác theo quy định của công ty.
- Mua bán, cấp phát, theo dõi việc sử dụng VPP, CCDC, tài sản trong công ty.
- Tiếp nhận thông tin đi muộn, về sớm, tổng hợp đơn xin nghỉ phép trình báo cáo cấp trên.
- Tiếp nhận phiếu yêu cầu giải quyết công việc, đề nghị về chế độ phúc lợi của CBNV công ty.
- Tổng hợp toàn bộ kế hoạch và đánh giá KPIs, báo cáo tháng của nhân sự từng bộ phận trình Ban lãnh đạo.
- Thực hiện tổng hợp dữ liệu chấm công hàng tháng của CBNV trên phần mềm, làm bảng chấm công, cùng kế toán hoàn thiện bảng lương hàng tháng. Thực hiện lấy vân tay cho nhân viên mới.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự khi có yêu cầu từ BLĐ.
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên, thực hiện làm hồ sơ HĐTV, HĐLĐ, tái ký và các quyết định liên quan đến NLĐ.
- Hỗ trợ CB quản lý trong việc theo dõi BHXH, gửi báo cáo tăng/giảm hàng tháng.
- Tổ chức sự kiện, teambuilding, thực hiện các chế độ chính sách phúc lợi cho CBNV.
- Xây dựng nội quy lao động, quy chế lương-thưởng cho CBNV.
- Hỗ trợ công việc bộ phận Tài xế và Tạp vụ (kiểm tra, đề xuất hồ sơ các khoản thanh toán, quyết toán, tạm ứng chi phí xăng xe, cầu đường, mua CCDC, thiết bị liên quan,...)
- Các công việc hành chính khác theo sự phân công và chỉ đạo của cấp trên.